Ahora los empleadores tienen  la obligación de exhibir en un lugar visible de  establecimiento (casa matriz, sucursal, agencia o filiales), así como, conservar dentro de cualquier instalación de la empresa, explotación o faena, (entendiéndose por éstas, sucursales, plantas, galpones, o cualquier lugar donde la empresa mantenga trabajadores bajo su dependencia), y presentar a los funcionarios fiscalizadores debidamente autorizados y acreditados por el Instituto, los siguientes documentos

 a)    La Forma 14-01 (CÉDULA DEL PATRONO O EMPRESA) o Registro en el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas “TIUNA”, debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina. Administrativa.

b)     La Forma 14-02 (REGISTRO DE ASEGURADO) debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa o Constancia de Registro de Trabajador emitido por el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas “TIUNA”; de todo el  personal

c)     Las Forma 14-03 (PARTICIPACIÓN DE RETIRO DEL TRABAJADOR) debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa o Constancia de Egreso de Trabajador emitido por el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas “TIUNA”, para el caso de trabajadores retirados.

d)     La Forma 14-133 (CONVENIMIENTO DE PAGOS) o Constancia emitido por el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas “TIUNA”, en caso de que lo hubiere.

e)     Las tres (03) últimas Órdenes de Pago emitidas por el I.V.S.S., junto a los respectivos depósitos bancarios por medio de los cuales fueron pagadas.

f)      La Nómina de trabajadores que contenga la siguiente información: nombres y apellidos, número de cédula de identidad, cargo, salario que devenga (diario, semanal, y mensual), fecha de ingreso, de cada uno de sus trabajadores ytrabajadoras, (correspondiente a los tres (3) últimos años).

g)     Declaración Trimestral de Trabajadores ante el Ministerio del Poder Público Para el Trabajo y la Seguridad Social de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales.

h)     Copia de la Declaración de Impuesto sobre la Renta, de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales.

i)      Acta Constitutiva, más últimas Actas de Asamblea de Modificaciones Estatutarias.

j)      Registro Patronal de Asegurados debe contener la siguiente información, referente a cada asegurado:

  •  Nombres, apellidos y dirección
  •  Número de registro en el Seguro Social
  •  Fecha de ingreso a la empresa o establecimiento
  •  Salario diario, semanal o mensual;
  •  Ocupación
  •  Cotización semanal del trabajador;
  •  Fecha de retiro.
  •  Cualquier otro dato que estime de interés el Instituto.

   El patrono está obligado a conservar durante cinco (5) años el registro antes señalado

 k)    Estados Financieros de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales y Libros Contables.

l)    Cualquier documento público o privado en el cual conste el cese de actividades, (si fuere el caso).

m)  Copia de recibos de pago de los trabajadores y trabajadoras sujetos a su servicio.

n)    Copia del último Recibo de Pago de un servicio básico.

o)   Contrato de arrendamiento del inmueble donde realiza sus actividades (si fuera el caso).

p)  Copia de la Cédula de Identidad del empleador, representante legal o apoderado,

 Por último, de conformidad con lo establecido en el artículo 2 de la citada providencia, el incumplimiento de las obligaciones en ella contenidas, acarrearán la imposición de las sanciones de Multas, que según la gravedad de las infracciones (leves, graves o muy graves) oscilan entre las 25 a las 100 UT por trabajador en muchos casos.

 (Providencia Administrativa N° 3 del IVSS, G. O. N° 39.788 de fecha 28/10/2011)